Bất kể tổ chức lớn hay nhỏ, việc duy trì nguồn cung cấp liên tục các đồ dùng văn phòng luôn sẵn có có thể giúp giảm chi phí và cải thiện mức năng suất tổng thể – hãy tưởng tượng sự căng thẳng khi dành cả ngày để chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng cho một khách hàng quan trọng, chỉ vì để khám phá ra điều đó một trong những đồng nghiệp của bạn đã sử dụng tờ báo cuối cùng ngày hôm qua và không nghĩ sẽ nói với ai?
Xử lý đồ dùng văn phòng cho một tổ chức lớn một cách dễ dàng
Tốt nhất, văn phòng phẩm và các đồ dùng văn phòng khác nên được quản lý bởi một người, hoặc nếu có nhiều văn phòng trong tổ chức, thì mỗi người sẽ quản lý. văn phòng. Vai trò này thường nằm trong mô tả công việc của người quản lý văn phòng, nhưng có thể được giao cho một thành viên cấp dưới có trách nhiệm của nhóm quản trị. Các nguồn cung cấp cũng được lưu trữ tốt nhất ở một vị trí trung tâm, từ đó việc phân phối có thể được kiểm soát dễ dàng hơn.
Có thể cho rằng, các doanh nghiệp nhỏ dễ dàng hơn khi quản lý văn phòng phẩm và các thiết bị văn phòng khác nhau: luôn có một người chịu trách nhiệm đặt hàng vật tư mới và dễ dàng theo dõi xem ai sử dụng cái gì, trong khi đối với các tổ chức lớn hơn có thể khó bảo trì hơn nhiều kiểm soát chi tiêu và sử dụng. Vì lý do này, mặc dù một tuyên bố được cập nhật thường xuyên là cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp, nhưng các tổ chức lớn nói riêng sẽ được hưởng lợi từ nó.
Tại sao hàng tồn kho cung ứng lại quan trọng?
Kiểm kê vật tư giúp người quản lý văn phòng luôn theo dõi văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng. Một danh sách tất cả các nguồn cung cấp phải được lập ngay từ đầu và việc sử dụng những nguồn cung cấp này phải được theo dõi trong suốt một tháng bình thường. Sau khi đã xác định được các kiểu sử dụng, các mức đặt hàng lại có thể được thiết lập để khi số lượng sản phẩm giảm xuống dưới mức quy định, các vật tư tiêu hao mới có thể được sắp xếp lại, điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm được sử dụng thường xuyên như giấy và hộp mực.
Mặc dù việc duy trì mức cung cấp cao trong văn phòng sẽ ngăn chặn tình trạng thiếu hụt nghiêm trọng vào những thời điểm không thích hợp, nhưng chúng cũng sẽ chiếm không gian lưu trữ có giá trị. Hàng tồn kho có thể giúp ngăn ngừa các vấn đề về hàng tồn kho bằng cách luôn đảm bảo duy trì mức cung cấp tối ưu và bằng cách theo dõi hàng tồn kho mọi lúc, mức cung ứng có thể được điều chỉnh nếu cần.
Luôn kiểm soát những người có quyền truy cập vào các nguồn cung cấp trong văn phòng. Nếu mọi người bắt đầu tự tìm nguồn cung cấp mới khi có tâm trạng, hàng tồn kho sẽ sớm bị xáo trộn và các mặt hàng quan trọng có thể hết nhanh hơn dự kiến. Để tránh điều này, hãy thực hiện kiểm tra hàng tồn kho ít nhất mỗi tháng một lần.
Lập đơn mua hàng cho từng đơn hàng tiêu thụ và kiểm tra hàng giao so với đơn hàng ban đầu. Cũng nên duy trì một chính sách trong đó tất cả các đơn đặt hàng được đặt thông qua quản lý hàng tồn kho để có thể theo dõi mức hàng tồn kho.
Làm thế nào để giảm chi phí tiêu dùng
Mặc dù các tổ chức lớn hơn có sức mua lớn hơn nhiều so với một công ty nhỏ hơn, nhưng điều cần thiết là các nhà quản lý văn phòng không trở nên lười biếng bằng cách luôn sử dụng cùng một nhà cung cấp. Hãy thường xuyên kiểm tra giá các mặt hàng phổ biến trong kho để đảm bảo bạn nhận được giá tốt nhất và đừng ngại thương lượng một thỏa thuận tốt hơn nếu cần.
*Bài viết theo quan điểm của tác giả: Michael P Richards, chúng tôi chỉ biên dịch và giới thiệu